「明明已經和設計、研發開會溝通了那麼多次,為何出來的東西還是和預期差很大?」

相信這是許多產品經理在面對新產品開發專案時,經常會碰到的情況。

整體來說,產品經理的主要職責為:從點子發想的產品規劃、新產品開發的專案管理、到產品上市後的生命週期(Product Life Cycle)管理。如果用一句簡單的話來說,即是「idea-to-launch」的過程。因此,產品經理的工作內容會需要與不同部門(如:市場行銷、研發、生產、財務、業務等)溝通協調,並肩負起領導新產品團隊邁向成功的最終責任。

然而,新產品開發團隊的成功,除了團隊本身的努力之外,如何與組織內其他部門協調合作更是關鍵。要完成組織任務,產品經理常需做到縱向、橫向的溝通,必須開始學習水平的「跨部門溝通」協調能力。

「跨部門溝通」的七項原則

面對企業裡各單位只在乎自己部門事物的「本位主義」,部門之間往往如同一個又一個的銅牆鐵壁,「跨部門溝通」要做得好,產品經理該怎麼做?

1. 增進相互了解

對產品經理來說,必須要了解其他部門的工作內容與專業,同時也要讓各部門了解自己部門的工作內容與專業。筆者建議可以安排時間讓部門之間,透過正式或非正式的跨部門員工活動,增進部門間的了解,促進情感交流。

2. 拋開本位主義

對產品經理來說,首先得拋開以自己出發的思維,必須以整個企業的角度來考量和說服對方(如:RD或工程師)。說服時,要把對方牽扯進來,讓對方覺得「事有關己」(如:新產品開發是所有人的事)。

3. 強調整體利益

對產品經理來說,最好以整體利益(如:新產品的目標達成)來說服,讓所有參與的部門都覺得有好處(如:新產品的績效獎金), 都得到公平的待遇,減少各部門本位主義從中搞鬼的機會。

4. 具體呈現事實

對產品經理來說,必須以數字說明事實,例如:銷售量、市占率、費用等,這樣的好處在於-可以將溝通過程中「人」的因素降到最低,減少衝突發生。

5. 不要害怕衝突

在跨部門會議上,每個主管為了維護自己部門的利益,難免會出現一些摩擦。有些新手PM,為了怕把氣氛弄僵,或是怕得罪其他部門主管,往往會變得沉默寡言,以維持表面的和諧。產品經理要注意的是,其實「沒有衝突」並不等於「意見一致」。

6. 提供多元選項

對產品經理來說,不要執著在單一做法上,而是提供多元的選項,例如:一次提出3-5個方案,讓其它人有更大的選擇空間。讓別人有較大的彈性調整,自己也容易找台階下,不覺得有失顏面,因此能夠降低溝通時的人際衝突。

7. 善用幽默方法

產品經理在面對跨部門溝通出現衝突或意見不一致時,適時的幽默,有時可以做為緩衝劑,有時也可視為一種防禦機制。只要不涉及人身攻擊,以輕鬆或幽默的方式來傳達,也比較能保留對方的面子,將有助於正面的溝通。

結語

如前所述,由於產品經理的工作職責經常要與公司高層、利害關係人及相關功能部門打交道,需要取得他們的支援與配合,才能順利完成新產品開發的任務。但實際上,產品經理並沒有指揮各部門的權利,所以產品經理需要有更高超的溝通藝術和影響能力。

圖片來源:Visualhunt

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