根據Pew 研究中心所作的一份研究(2014),該報告指出 61% 的員工認為電子郵件是非常重要的代表性工具,重要性高於網際網路的 54%,桌上電話和行動電話則分別佔 35% 和 24%,社群網站如 Facebook 和 Twitter 僅 4% 的比例,可見一般員工認為,電子郵件和網際網路是最重要的通訊和資訊工具。

電子郵件(Email)雖然聽起來有些老掉牙,也比不上現今流行的Line、Wechat等APP,但仍然是網路世界的主力。Email可以用來寄送優惠券、電子報、銷售文宣等。對於行銷人員說,電子郵件是開發潛在顧客及維繫老客戶的優質工具之一。

「要是我能把那封行銷郵件收回來重寫就好了。」如果你曾在發出一封行銷信或電子報後,心裡這麼懊惱過,行銷顧問漢德利(Ann Handley)在創業家雜誌(Entrepreneur)建議,下次在寫完電子郵件,按下「傳送」選項之前,先確認自己做了以下十三件事情:

1.花在斟酌「主旨欄」的時間,應該跟花在撰寫電子郵件的時間一樣長。電子郵件的「主旨欄」相當於文章的標題。無論電子郵件的內容寫得多精彩,如果「主旨欄」不足以讓收件者打開瀏覽,一切都是白費力氣。

2.「主旨欄」應該儘量精簡。一項研究統計了超過二億封電子郵件,結果發現,「主旨欄」長度在六到十個英文字之間的電子郵件,被打開瀏覽的比例最高。然而大部份的行銷電子郵件,「主旨欄」卻過長,減少了被打開瀏覽的比例。

3.確定收件者在手機上看電子郵件,一樣沒有困難。確保在小螢幕上瀏覽時,內文排版不會變亂或不好閱讀。

4.讓電子郵件的開頭發揮副標功能。有些電子郵件的系統,收件者不用打開電子郵件,就能看到最前面幾個字的內容。這是讓收件者決定要不要看郵件的一個機會。善用這個寶貴空間補充「主旨欄」,不要浪費在非關鍵的資訊上(例如,如果無法看到郵件內容,請連結到以下網頁)。

5.口吻是人對人的溝通。即便收件者是一家公司或一個部門,電子郵件的語調都應該是,一個人(或一群人)在對另一個人(或另一群人)說話,自然易懂,而非制式僵硬。

6.明確指出希望對方看完電子郵件後,採取什麼行動。

7.善用吸引人的照片。避免使用無趣、到處都看得到、沒什麼太大意義的視覺資訊。

8.也可以附上動畫或者影片的連結。

9.結尾可以加上附註。內容主體結束之後加上附註,強調希望對方做什麼,可以發揮再次強調、製造急迫感,或者增加額外內容的功用。因為有些人會選擇大致看過電子郵件的重點,他們不見得會仔細看內文,但是通常會看結尾。

10.方便收件者在必要時回覆或轉寄電子郵件。

11.確定內容符合收件者的程度,不會太過艱澀難懂。

12.實際按一下電子郵件中的網址連結。確認收件者能夠看到你要他們看到的頁面,不會出現頁面已經不存在的問題。

13.寄給別人之前,先寄給自己。從收件者的角度看到完整的電子郵件,最後一次檢視有無問題。雖然要花的時間多一點,但是可以減少許多錯誤。

結語

近年來電子郵件被濫用情形嚴重。根據聯合國國際電信聯盟2004年7月估計,全世界80% 的電子郵件訊息是垃圾郵件,每年給電腦用戶造成250 億美元的損失。資策會也指出,日本經濟產業省甚至規定商業廣告電子郵件主題上必須註明「廣告」的字眼以及聯絡方式,讓收件人不想再收到郵件時能回應。台灣立法院也通過《濫發商業電子郵件管理條例草案》,明訂任何行銷郵件必須加註「未回傳視為拒絕繼續接收」的連結,一旦發信者未獲得同意就「二次發送」,網友可請求損害賠償。

水可載舟,亦可覆舟。使用電子郵件行銷前亦得謹慎,避免過度氾濫,反而引起消費者反感。

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圖片來源:Visualhunt

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